源出周官幕人
按其源流，师爷源出周王之官——“幕人”。《周礼·天官冢宰第一》记载：“幕人掌帷、幕、幄、帟、绶之事。凡朝觐、会同、军旅、田役、祭祀，共其帷、幕、幄、帟、绶。”又曰：“掌次掌王次之法，以待张事。”《周礼注疏》云：“王出宫，则幕人以帷与幕等送至停所，掌次则张之。”据此看来，“幕人”的职责就是掌管帷幕等物，并在周王朝觐、会同、军旅、田役、祭祀时张幕、设案。
古代将帅出征，治无常处，需要安营扎寨，就由幕人张幕设案，以幕为府，故称幕府，其佐治人员如参谋、文书等则统称幕僚。以后相沿成习，幕府成为各级军政官署之代称，那些帮助军政大员办理各类事务的文人学士，也就获得幕宾、幕僚、幕友等称谓。清帝雍正在他的上谕里就说过：“今之幕客，即古之参谋记室。凡节度观察，皆征辟幕僚，功绩果著，即拜表荐引。其仿古行之。”这些参谋记室人员往上溯源，就是周官幕人，幕人就是从事幕业人员的原始称谓。
汉代幕业发展的另一种形态是刀笔吏。据《史记·李将军列传》记载，大将军卫青对长史下了一道命令，催促李广到幕府去回答军队迷失道路之事。李广到幕府后，对他的手下人说：“我今年六十多岁了，终究是不能再次面对刀笔之吏。”于是引刀自刎。看来李广对幕府刀笔吏的厉害深为知晓。这有前车之鉴。汉景帝时有人诬告周亚夫谋反，周亚夫辩解他买的兵器是“葬器”，是为了陪葬之用，吏簿则说：“你即使不在地上反，也会在地下反。”这种刀笔吏手法，在后代师爷故事中屡见不鲜。而“幕府”一词也首见于《史记》。
汉代幕僚制度已基本成型。汉代公卿、郡守都有权聘用僚属，光武中兴之后辟召之风尤其兴盛。光武帝曾征召过故人严子陵，但严子陵却宁愿在富春江钓鱼。东汉末，各派豪族军阀，拥兵割据，为确保各自发展，争将天下名士罗致幕下，以壮势力，这导致了幕僚制度进一步发展。
魏晋南北朝
西晋永嘉之乱以后，中原战乱不断，北方大批士人南下，他们失去了原有的土地田宅，流落江表，一些地方实力派纷纷招引他们为宾客，以壮势力。另有一些挟一技之长的奇人异士，或者名声很高的“隐士”，身处乱世，也依附豪门望族为幕宾。
东晋时期权臣桓温图谋篡夺天下，参军郗超为他谋划。谢安与王坦之曾经去拜访桓温，谈论国家大事，桓温就让郗超藏在幕帐之后偷听。没想到一阵风来，吹开了帘帐，郗超露了出来，谢安笑道：“郗生可谓入幕之宾矣。”这是历史上首次出现幕宾一说。
南北朝时期，名士庾杲之受聘到王俭的幕府中去做长史，有朋友表示祝贺，说有这样的名士入幕，好比芙蓉依傍着莲花池的绿水，更加亮丽。后人因为这个典故，往往将幕府雅称为“莲幕”，因此入幕之宾也就连带成为莲幕了。这正好和表示官府大堂的“琴堂”相对，以示宾主相得之意。
隋唐五代宋
隋朝开始罢郡，置州统县。及至唐代天宝之后，各地有团练防御使及节度使之属，允许配备判官两人，掌书记一人。在唐代诸使幕府中，府主与入幕之士之间虽有主客关系，但本质上是长官与佐僚的关系。唐代诸使虽然在用人行政上与魏晋南北朝时的地方长吏有所差异，比如幕府辟客要奏闻朝廷，但其用人的自主权基本上没有改变。辟署作为一条入仕之途，虽然在地位上不如刚刚兴起的科举，但仍然是一条重要的途径。未能从科举之途发达的士子，还可以通过幕府的辟署进入仕途，并由此缘级进身。换言之，在幕僚制下，入幕就是入仕。
五代初期，各方镇都很重视幕府中的书记官。因为群雄割据，互相争胜，即使书信往来也不甘落于人后，务要高人一筹。因此，各方镇普遍延请名士，以充实幕府。但藩镇武夫，恃权任气，又往往凌蔑文人，甚至于杀害。郑准做荆南成汭的书记官，因为双方不合辞职而去，引起了成汭的愤怒，暗中派人将郑准在途中杀害。书记官尚且如此，此外副使、判官之类就更不用说了。清代赵翼在《廿二史札记》中把这种现象称为“五代幕僚之祸”。
北宋初，统治者鉴于藩镇势力导致中央大权旁落，就对幕僚制度进行改革，幕僚聘用由自辟改为中央任命;幕僚数目由不确定改为员额限定。最大变化乃是削弱幕僚地位，使其功能由可以决策政务，转向协助长官管理行政。自此幕僚逐渐与长官脱钩，成为幕主之佐治人员而定型下来。宋人对作幕之人有三种称谓：幕客、幕僚和幕职官。
明代是师爷的萌芽和酝酿阶段，但在明代政府文件中尚未提及幕友在政务上的作用，明末小说、戏曲里也没有“师爷”的形象。师爷作为一个独立的行业在明代尚未兴起，但体形已具。
明代一个引人注目的现象就是绍兴胥吏帮的兴起，绍兴胥吏帮也就是清代绍兴师爷的滥觞。在明代，科举落第的绍兴人已盛行做衙门书吏。明朝人王士性在他的《广志绎》里说，朝廷上自九卿，下至闲曹细局，书吏基本上都是越人。明代小说《醒世恒言》里也说绍兴人把当书吏作为一项生意来做，常常采用“飞过海”的办法来积累选官资格，以至于天下衙官(指州县的佐贰官，一般情况下书吏最高只能做到这个层次)一大半出自绍兴。
清代
清代是师爷的全盛时代，也是师爷活动的主要时代。清代地方主管官吏，上自总督、巡抚，下至知州、知县，一般都要聘请若干位师爷帮助自己处理政务。以州县而论，清代全国共有1500多个州县，绝大多数州县都聘有师爷。每一州县的师爷多则十数人，少则二三人，合计全国州县师爷不下万人。如果再加上总督、巡抚、布政司、按察司、知府等衙门中的师爷，数量就更可观了。费正清(美国学者)在《剑桥中国晚清史》中的说法是：“随着官员在省级或地方一级职责的加重，幕友的规模和人数也跟着增加。到18世纪末，这些助手的总人数估计已达7500人。虽然没有可靠的调查统计数字，但可以假定他们的人数在19世纪继续有所增长。”
因此，当时社会上流行着一句谚语：无幕不成衙。清人李伯元所著小说《文明小史》第三十回写道：“什么叫做‘作幕’?就是各省的那些衙门，无论大小，总有一位刑名老夫子，一位钱谷老夫子。”作幕就是当师爷，刑名、钱谷老夫子是师爷中最重要的两种。《文明小史》所说的情形反映了清代师爷兴盛的景况。
清代师爷极为活跃，在清代官场和社会中的作用极为重要。他们是幕主的亲信、智囊、私人助理，幕主将他们倚为左右手，委以重任，不可或离。他们本身虽然不是官，但是所办的都是重要的官府公事。他们手中掌握了相当一部分官府的实际权力，虽说是佐官以治，实际却在很大程度上是代官出治。
没落
随着中西交流的日益频繁和加深，传统的师爷体制越来越不适应社会的发展变化，新兴的洋务运动就对师爷体制形成了致命打击，肇始者就是洋务运动的著名领袖张之洞。张之洞督鄂以后，第一项改革，就是不聘刑名师爷，在署中只设立刑名总文案，全督府中可以称呼“老夫子”的仅仅是教读先生。这一改革影响了省、道、府、州、县各级衙门，它们都纷纷效仿，改设刑名师爷为科长，幕友制度由此逐渐走向终结。从历史角度看，清末幕友制度的终止，并没有从根本上杜绝师爷职业，只不过是师爷职责从体制外又回到了体制内，从幕友角色又重新回到了幕僚角色，这是历史本身具有的往复力量。
没落的原因
清朝末年，中国社会受到欧风美雨的强烈刺激，相应地起了各种变化，整个时代迅速走向崩溃，师爷体制也走向崩溃。具体原因大致有三：
一是晚清政府为了适应社会变化，整顿官僚体制，相继裁撤了河东河道总督、詹事府、通政司、大常寺、光禄寺、鸿胪寺以及湖北、云南、广东等地的巡抚衙门，减少重叠和虚设的机构。于此相应的是，各省也裁撤了不少衙门与人员。所谓“皮之不存，毛将焉附”，大量裁撤下来的师爷只好选择离开，另谋出路。
二是清末新式学堂兴起，出国留学成为风尚，1905年更是废了科举制度。至宣统三年(1911年)，全国各地兴办新式学堂达5万多所，有学生100多万。新式学堂的学生和出国留学生，成为一个新的文化群体，对知识结构老化的师爷们形成一种无形的淘汰力量。
三是晚清政府推行司法独立，在北京设立大理院，各省设立高等厅，各府、县设立地方厅，讼事审理由法院专使司职，同时，起用归国留学生和各地法政学堂、法政速成班、养成所等地培养出来的毕业生，并用新型的法律手段代替传统的审判方式，以新型的司法专门人才取代刑名师爷，从根本上动摇了刑名师爷的基础。而且，由于此类法政学堂、速成班、养成所的学生还兼修财政、经济、会计等学科，这就动摇了钱谷师爷的基础。随着刑名、钱谷两大师爷生存基础的逐渐动摇，师爷群体的作用和影响也就由衰微而走向没落。
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